Uluslararası bir zirveye katılmak için başvuru yapanların formlarını değerlendirmeyi az önce tamamladım ve bu blog yazısını yazmaya karar verdim.
2011 yılından beri zaman zaman gönüllü olarak bu işi yapıyorum. Şimdiye kadar 20’den fazla farklı organizasyon için 8.000’den fazla kişinin başvuru formunu okuyup değerlendirdim.
Bu tecrübelerime dayanarak bir başvuru formu nasıl doldurulur, nelere dikkat edilmesi gerekir 12 madde altında yazacağım. Sizin de eklemek istediğiniz başlıklar olursa yorum bırakabilirsiniz.
“Bu zirveye katılma motivasyonunuz nedir? Bu etkinliğe nasıl katkıda bulunacaksınız? Sizi harika bir katılımcı yapan nedir?“ gibi sorulara nasıl cevap verilmez, şimdiye kadar karşılaştığım örnekleri alıntılayarak anlatacağım. Kötü örnekler kırmızı.
1. Başvurmadan önce araştırın
Öncelikle, başvuru formunu doldurmadan önce başvuru yaptığınız programı ve başvuru formunu değerlendirecek kurumu etraflıca araştırın.
Hiç bir organizasyon, neye başvuru yaptığının farkında olmayan bir katılımcıyı seçmek istemez. Başvuru formunuzu okuyan değerlendiriciler verdiğiniz yanıtlardan bunu kolayca anlayabilir.
"I heard about it but I don't have much information."
Örnek veriyorum, başvuru yaptığınız organizasyonun geçmiş etkinlikleri hakkında bilginizin olup olmadığı soruluyor. Yukarıdaki gibi “pek bilgim yok” yazmak başvurunuza hiçbir olumlu katkı sağlamaz.
"Sadly no"
2. Motivasyonunuz sorulduğunda kendinizi anlatmayın
Klasik bir başvuru formunda eğer motivasyon sorusuna geldiyseniz, zaten şimdiye kadar nerede okuduğunuzu, ne iş yaptığınızı, hangi STK’lara üye olduğunuzu söylemişsinizdir.
Bu bilgileri tekrar etmenize gerek yok. Sizi motive eden şey nedir, neden bu programa katılmak istiyorsunuz bunu düşünün.
Küresel bir sorun vardır, karar vericiler buna duyarsız kalıyordur, sesinizi duyurmak istiyorsunuzdur. O zaman bu sorundan bahsedin. Seçilirseniz sesinizi nasıl duyuracağınızı anlatın.
"G20 leaders have been discussed that theme for ages, however, they weren’t able to come up with a solution that we're starving for."
Yukarıdaki örnek gibi, dert edindiğiniz bir sorundan bahsedebilirsiniz. Tabi bu cümleyi de gerekçelendirmeden sunmamak lazım. Tam olarak sorun nedir, sizin çözüm öneriniz var mı, varsa nedir bunu belirtmek iyi olur.
3. Giriş-gelişme-sonuç
Başvuru formunda sizden istenen metin 300 kelime ile sınırlı da olsa kompozisyonuna önem verin. Değerlendirici yanıtınızı okurken anlam bütünlüğünü yakalamak için zorlanmasın.
Cevabınızın iyi bir giriş cümlesi olsun, sonra motivasyonunuzu o cümle üzerine genişletin. Bitirirken de mutlaka güzel, profesyonel bir sonuç cümlesi kullanın.
"I would love to attend a face-to-face interview and talk in detail about the job and its suitability for my skills."
4. Genel cevaplar vermeyin
Başvuru formundaki soruları yanıtlarken olabildiğince spesifik yanıtlar verin. Herkesin verebileceği yanıtları yazmaktan kaçının.
"This conference will be a step for my dreams. That’s why I want to be accepted this conference."
Eğer diğer kişilerle aynı tarzda cevaplar verirseniz ortalamada kalırsınız. Sizi öne geçirecek şey özgün ve spesifik yanıtlar vermektir.
"If I attend the conference, I will try to represent my country in the best way I can."
5. Dil bilgisi kurallarına dikkat edin
Yazdığınız cevaplarda kullandığınız kelimeleri, kurduğunuz cümleleri bir kez daha kontrol edin. Klavyeyi hızlı kullanırken basit hatalar yapmış olabilirsiniz.
"So in this summit i believe i could to add a value and do my job as well. Tahnk you."
Bu basit hatalar üzerinden, değerlendiriciler sizin bu programa ne kadar önem verdiğinizi, başvurunuzda ne kadar ciddi olduğunuzu ve kabul edildiğinizde ne kadar dikkatli bir katılımcı olabileceğinizi görür.
"Bein part of a this organisation is reallt enthusiastic for me."
İngilizce metinler yazarken Grammarly uygulamasını kullanabilirsiniz.
6. Google Translate kullandığınızı belli etmeyin
Kullanmayın demiyorum! Google’ın çeviri teknolojisi yapay zeka desteğiyle muhtemelen birkaç yıl içinde tercümanlık işine büyük darbe vuracak.
Fakat çeviri desteği alırken kopyala/yapıştır yapmayın. İngilizce metni gözden geçirin, düzenlemeler yapıp kendinize özgü bir cevap oluşturun.
"...to represent my country at an international summit verir.türki me proud to be a part of the reason for the reluctance..."
7. Gideceğiniz ülke tek motivasyonunuz olmasın
Programın gitmek istediğiniz bir ülkede düzenleniyor olması ve bunun sizi motive etmesi sorun değil. Fakat bunu motivasyon bölümünde ön plana çıkarmak başvurunuza artı katmaz.
"Also I love Italy and have a special person there whom I like to visit."
İtalya’yı çok seviyorsunuzdur, ama bunun yanında orta veya ileri seviye İtalyanca dil bilginiz vardır. Dil bilginizi bu programda iletişim kurarken kullanabileceğinizi de yazarsanız o zaman başvuruda artı olur.
"I would like to visit European countries if available."
8. Değerlendirici yeni bilgiler öğrensin
Başvuru formunuzu değerlendiren kişi yanıtlarınızı okurken yeni şeyler öğrensin. Cevabınızı sıkıcı olmaktan çıkarıp, merak uyandıran bir hale dönüştürün.
Motivasyonunuzun içerisine yazacağınız bilgiler, son teknolojik gelişmelerden örnekler içerebileceği gibi, yanıtınızı güçlendirecek alıntılar da olabilir.
"Farabi says that conflicts mostly arise due to shortages to meet one’s needs."
Bu şekilde, değerlendirici sizin güncel konuları nasıl takip ettiğinizi veya alanınıza ne kadar hakim olduğunuzu görebilir. Bu yöntem, katıldığınız etkinlikleri peşi sıra liste halinde yazmaktan daha etkilidir.
"This report published by the IEA has clearly demonstrated that it will not be possible to reduce carbon emissions to the desired level without building nuclear energy facilities."
9. Siz başkalarına ne katacaksınız
Motivasyon yazınızda, programın size ne katacağından ziyade, sizin orada olmanız nasıl hissedilecek, diğer katılımcılara farklı ne sunacaksınız, çalışmalara nasıl katkı sağlayabilirsiniz buna odaklanın.
İş veya gönüllü tecrübeleriniz, üzerinde çalıştığınız bir proje, ilgi alanlarınız, size özgü bir yetenek…
"I'm sure it will help me in the future."
"I think this experience will be interesting for me."
10. İngilizcem ‘Advance’
Başvurduğunuz programın dil şartını öğrenin. Eğer yalnızca “İleri Seviye İngilizce” yazıyorsa başvurmadan önce “benim İngilizcem ileri seviye mi?” diye kendinize sorun.
İleri seviye değil ama “az başvuru olursa belki bana sıra gelir” diye düşünüyorsanız, o zaman da başvuru yaparken dil bilgisi kurallarına dikkat edin.
"I main idea behind participation in conferences is..."
Dil seviyesine Advance yazıp, yukarıdaki gibi bir cümle yazarsanız hiç şansınız olmaz.
Bu arada, her program İleri Seviye İngilizce istemiyor olabilir. Hatta bazen dil bilginizin İleri Seviye olmaması avantaj da olabilir.
2010 yılında katıldığım bir programda, üç katılımcı seçilecekti. Bunlardan biri ileri seviye İngilizce, diğerleri orta seviyeden alınmıştı.
Böyle bir başvuruya advance yazsaydınız, değerlendirmenin ileriki aşamalarında yanlış bilgi verdiğiniz için elenebilirdiniz.
11. Google “Motivasyon mektubu nasıl yazılır?” Enter; Sonuç, intihal
Başvuru formu doldururken arkadaşlarınızdan, Google’dan yardım alabilirsiniz. Bu blog yazısı gibi motivasyon yazısı nasıl yazılır konusunda pek çok sayfa var.
Fakat orada okuduğunuz motivasyonlardan cümleleri olduğu gibi kopyalayıp kendi motivasyon yazınıza eklemeyin.
"It is my belief that I can be a valuable addition to the conference and that it will benefit both myself and others."
Teknik olarak bir intihali tespit etmek artık çok kolay. Başvuruları bir excel sayfası olarak indirir, tüm motivasyon yazılarını kopyalar intihal programında kontrol edersiniz.
Sadece birkaç dakika içerisinde hangi başvuruda intihal var veya farklı bir kaynaktan kopyala yapıştır yapılmış ortaya çıkar.
12. Kişisel bilgilerinizi istenmediği sürece yazmayın
Son yıllarda çalıştığım başvurularda, değerlendirme aşamasında isim, eposta adresi gibi kişisel bilgileri kaldırıyoruz. Yani kimi değerlendirdiğimizi bilmiyoruz.
Bu nedenle başvuru formunun giriş kısmında adınızı soyadınızı yazdıysanız, size sorulmadığı sürece diğer bölümlerde kişisel bilgilerinizi tekrarlamayın.
Başvuru formu içindeki motivasyon yazısına başlarken Merhaba benim adım —, ya da yazının sonuna Saygılarımla, isim soy isim yazmanıza gerek yok.
Başvuru formunda ne yazdıysanız o
Başvurduğunuz program için doğru kişi olduğunuza inanıyorsunuz. Başvuru formuna da şöyle yazdınız: "I really believe that I am the right person for this activity. That's why."
Evet haklı olabilirsiniz. Peki değerlendiren kişi bunu nasıl bilecek?
Başvuru formu ve sizden istenen ek belgeler kendinizi tanıtmanın tek yolu. O nedenle, başvurunuzu yaparken sizi en iyi anlatan cümleleri seçin, sizi ön plana çıkaran özelliklerinizden bahsedin.